Processtöd vid samverkan

Här har vi samlat stöd, tips och råd för att ge vägledning och inspiration vid tecknande av överenskommelser om samverkan. I processbilden kan du fördjupa dig i delar av processen vid behov och reflektera kring frågeställningar som bör beaktas och kan vara ett stöd i processen.

Delegationen för unga och nyanlända till arbete (Dua) hittar du också goda råd och tips om hur du utvecklar en god samverkan samt exempel på mallar för överenskommelser.

Processtöd samverkan
  • Vad är en överenskommelse om samverkan? En överenskommelse om samverkan är ett gemensamt dokument som syftar till att tydliggöra uppdrag, målsättningar, ansvarsfördelning, roller och rutiner mellan Arbetsförmedlingen och kommuner, landsting och regioner. Överenskommelsen kan också omfatta samarbete med näringslivet samt andra myndigheter och organisationer, till exempel Försäkringskassan, Migrationsverket och ansvariga för olika utbildningar.
    En överenskommelse om samverkan är också ett strategiskt dokument för hur samverkan kan utvecklas och följas upp. Det kan till exempel handla om mål och visioner för utvecklad samverkan kring vissa målgrupper, lokal och regional utveckling eller kompetensförsörjning. Rätt utformad är en överenskommelse om samverkan ett effektivt verktyg för att underlätta och samordna arbetet. Överenskommelser bidrar till att skapa förutsägbarhet och förtydligar vem som gör vad, när och hur.
    Processen för att upprätta överenskommelser kan också i sig bidra till att skapa samsyn, tillit och ömsesidigt förtroende mellan parterna. En överenskommelse bör därför arbetas fram i en gemensam process och vara ett levande dokument.
  • Gemensam strategisk inriktning för samverkan. Utveckling av samverkan bör i första hand fokusera på de områden där det finns störst potential för samverkan att bidra till ökad individ- och samhällsnytta. Utgå från den nationella överenskommelsen och de områden som lyfts med särskilt stort värde av gemensamma samverkanslösningar.
  • Initiativ tas av den part som upplever behov av en överenskommelse om samverkan. Det kan handla om en utmanande uppgift som den egna organisationen inte klarar av på egen hand. Initiativet bör ske skriftligt till exempel via e-post så att mottagande part kan registrera inkommen handling.
  • Mottagaren av initiativ till överenskommelsen kontrollerar om det redan finns en överenskommelse som täcker det aktuella området och tar ställning till om det finns behov av analys för att identifiera behov av tecknande av ny överenskommelse.
  • Om ja – återkoppla och gå vidare till gemensam behovsanalys kring problem, möjligheter, behov och resurser.
  • Om nej återkoppla till initiativtagaren.

För att en överenskommelse om samverkan ska kunna tecknas krävs att samtliga parter är överens om att det finns behov av att samverka, vill tackla en gemensam utmaning och sätta gemensamma mål.

  • Utveckling av samverkan bör i första hand fokusera på de områden där det finns störst potential för samverkan att bidra till ökad individ- och samhällsnytta, se den nationella överenskommelsen.
  • Vad behöver vi samverka kring – tydliggör behovet, så konkret som möjligt.
  • Vad vill vi uppnå med samverkan?
  • Individen i centrum – utgå från kundfokus där vad som är bäst för den gemensamma kunden (kundnytta) är styrande istället för vad som är enklast för respektive organisation.
  • Vad finns för hinder/svårigheter idag som kan underlättas av en överenskommelse om samverkan? Har vi en grundläggande samsyn om gemensamma utmaningar och vad som är möjliga lösningar på dessa? Om inte hur skapar vi det?  

När parterna har samsyn kring att det finns ett behov av att teckna en överenskommelse om samverkan och har identifierat hur behovet ser ut går processen vidare mot att utforma själva överenskommelsen.

När underlag till själva överenskommelsen om samverkan tas fram bör följande frågeställningar beaktas:

  • På vilka grunder önskas en överenskommelse.
  • Vill vi skapa överenskommelser som berör flera parter eller fler geografiska områden? Beskriv vilka parter som ingår i överenskommelsen.
  • Behöver överenskommelsen resultera i en konkret handlingsplan? Tydliggör då vem eller vilka som ansvarar för framtagandet.

Som hjälp i detta arbete kan dessa områden vara ett stöd i processen.

Riskanalyser innehåller exempel på frågeställningar som bör beaktas. Nya frågeställningar kan tillkomma, identifiera så många som möjligt.

  • Båda parter identifiera de egna riskerna som kan uppstå med anledning av överenskommelsen. Exempelvis vad syftar målet med överenskommelsen till? Finns det risk för att överenskommelsen utesluter målgrupper eller vill vi att överenskommelsen endast ska beröra specifika grupper? Motivera varför.
  • Belys även vilka konsekvenser som kan uppstå om ingen överenskommelse tecknas.
  • Det är viktigt att båda organisationerna har samsyn om överenskommelsens betydelse och syfte, även om vi har olika behov.
    Finns det en tydlig idé om hur överenskommelsen kan kommuniceras ut? Är det enkelt att hitta information om processen för utomstående?
  • Är det tydligt vem/vilka som har uppgift att administrera processen?
  • Är tidsplanen otydlig? Förtydliga den i överenskommelsen, viktigt för att konkretisera genomförandet.
  • Hur identifieras vid vilken tidpunkt överenskommelsen bör revideras?

För att samverkan ska bli välfungerande i det praktiska arbetet är det viktigt att beakta och klargöra alla faktorer som bidrar till detta. Det gäller att klargöra bland annat följande, exempelvis i en bilaga:

  • Gemensamt identifierande och kartläggande av målgruppen, kompetensförsörjningsbehoven och/eller utvecklingsområden som det ska samverkas kring.
  • Gemensamt identifierande av styrning av samverkan. Ska det tillsättas en styrgrupp och vilka ska ingå i den. Vem/vilka har ansvar för det operativa arbetet?
  • Gemensamma och dokumenterade rutiner för samverkan.
  • Kontinuerliga möten för information, diskussion och beslut.
  • Eventuell samlokalisering, geografisk närhet eller regelbundna mötesdagar.
  • Identifierande och utnyttjande av varandras verktygslådor för till exempel individanpassning av insatser eller arbetsgivarkontakter.
  • Gemensam uppföljning av deltagarna eller målgruppen.

Identifiera hur en överenskommelse kan skapa förväntningar och förbättringar. Nedan beskrivna punkter och frågeställningar kan gemensamt utgöra grund för viktig samsyn:

  • Hur kan en överenskommelse stärka gemensamma utmaningar?
  • Hur säkerställs att berörda parter aktivt tar ansvar för delaktighet i uppföljning och implementering av överenskommelsen. Hur kan en konkret ansvarsfördelning beskrivas?  Vilka olika roller och ansvarsområden har vi?
  • Förhållningssätt, vad kan vi förvänta oss av varandra?
  • Formulera en tydlig och konkret samt uppföljningsbar målsättning.
  • Vid behov tas detaljerade delmål fram som tydliggör exempelvis volymer, antal, tidsperiod etc.
  • Identifiera om det finns behov av budgetering, i så fall kom överens om hur den fördelas.

Beredning av överenskommelsen sker inom båda parters egen organisation. Det kan innebära att utkastet av överenskommelsen justeras. Viktigt att beakta är att beredningen bör ske på flera nivåer, från strategisk till operativ nivå hos respektive part samt på både tjänstemannanivå och politisk nivå.

När samtliga parter har samsyn kring överenskommelsens innehåll och utformning fattas beslut om överenskommelsen.

  • Identifiera vem eller vilka inom egna organisationen har mandat att teckna överenskommelsen. De som utses att representera organisationen bör inneha liknande roll i de båda organisationerna. Viktigt att det finns en förståelse för överenskommelsens värde. Beslutsfattare med en förståelse för värdet kring en överenskommelse underlättar att processen fortskrider. 
  • Beslut om överenskommelsen bör innehålla tidsangivelse samt tydliga tidpunkter för uppföljning.

När överenskommelsen är beslutad är det viktigt att den blir känd hos samtliga parter, så att den blir ett stöd. En ceremoni med signering kan ha ett viktigt symbolvärde.

  • En tydlig gemensam kommunikationsplan är viktig för marknadsföringen och förankringen. Överenskommelsen bör kommuniceras inom de egna organisationerna för att sprida att den tecknats. Tidpunkten för detta bör ske samtidigt inom berörda organisationer så att inte förankringen sker vid olika tillfällen.
  • Det bör finnas en plan för hur uppföljning av överenskommelsen ska ske. Planen ska tydligt ange både tidpunkter och på vilket sätt den ska följas upp. Uppföljningen är viktig för att analysera och utvärdera utfallet, det vill säga: vad fungerade, vad fungerade inte, vad behöver vi anpassa, utveckla eller lägga åt sidan?
  • Ett lokalt eller regionalt ägande av överenskommelsen är viktigt. Ansvaret ska konkretiseras och överenskommelsen omsättas i operativ verksamhet. Viktigt att nyttja personalens kreativitet och ta fasta på upplevelsen av nyttan med överenskommelsen.

Tillägsinformation