Frågor och svar

Nedan finner du vanliga frågor och svar rörande Projekt Leverantörsersättning

Fråga: Enligt vårt avtal har vi rätt att få ersättning veckan ut om ett avbrott mitt i veckan görs. Fungerar det på liknande sett i e-handelsflödet?

Svar: om Arbetsförmedlingen avbryter en utbildning mellan måndag-torsdag kommer en ny artikel ”Avbrott mitt i veckan” synas i den inleveransperiod som avbrottsdatumet infinner sig i. Artikeln inlevereras per styck och gäller dagen efter avbrottdatumet till och med sista arbetsdagen i veckan.

Exempel: avbrott på en utbildning görs på en onsdag; det kommer det då vara möjligt att inleverera för de utbildande modulerna måndag, tisdag och onsdag samtidigt som man kan inlevererar artikeln ”Avbrott mitt i veckan” på torsdag och fredag.

Fråga: Kommer varje deltagare generera en unik faktura?

Svar: Varje order (som är per deltagare) kommer att generera en unik faktura per inlevererad period.

Fråga: Vid utbetalningar får vi en klumpsumma med hänvisning till Utbetalningsid. Var kommer vi att hitta utbetalnings ID och vad innehåller dessa för rader och kolumner?

Svar: Utbetalningsspecifikationen kommer du se i webbstödet. Uppgifter kommer att vara självfakturanummer, utbetalningsdatum, mottagarkonto, utbetalningsrad-id, totalt utbetalt belopp inkl. moms.

Fråga: Kommer rutinen med att begära ersättningar kvarstå för de tjänster som har kvar periodiska rapporter? Och i så fall kommer betalningsflödet vara likvärdigt som det är idag?

Svar: Ja

Fråga: Finns det texter på fakturorna där tydligt framgår att köparen utfärdat dem? Detta ska finnas enligt lag

Svar: Det kommer stå Självfaktura på fakturan.

Fråga: För deltagare i arbetsmarknadsutbildning på halvtid hur faktureras/redovisas dagarna och hur mycket blir ersättningen?

Svar: Ersättningen beräknas på 50 procent som deltagaren har. Ordens pris blir heltidspris x 50 procent. Vid inleverans anges antal dagar per modul mot det lägre priset. Utbildningstillfället blir dubbelt så långt.

Fråga: Kommer ärendenummer knytas till varje utbetalning?

Svar: Nej, det är fakturanummer som knyts till utbetalningen. Men i webbstödet knyts fakturan till inköpsordern som knyts till ärendenummer.

Fråga: Måste man inleverera för varje modul i taget, det går inte att klicka i allt på samma gång?

Svar: Som utbildningsleverantör har man möjlighet att inleverera på flera moduler samtidigt. Inleveransen vet hur många arbetsdagar det finns att redovisa för inleveransperioden och man har då möjlighet att ange de moduler som deltagaren av arbetsmarknadsutbildningen har deltagit i.

Fråga: Hur kommer man att hämta nya beslut och förlängningar ur Webbstödet, kommer man att kunna göra det per organisationsnummer eller blir det per KA?

Svar: Det blir på samma sätt som idag dvs i översikten per KA Nr.


Fråga: Finns det något sätt att vid release i november omöjliggöra för lärare i verksamheten att självfakturera? De måste självklart ändå kunna hantera GUP vilket ju måste göras tillsammans med deltagaren.

Svar: Tyvärr, är det så att om läraren ska hantera GUP och inleverans (behörighet registrerare i KA-Webb) så kommer det att vara möjligt att hantera självfaktura. Det är planerat att åtgärda inom kort i uppdraget som ser över behörigheter i KA-Webb.


Fråga: Vilka exporter kommer kunna göras från KA Webb?

Svar: Vi hänvisar till projektsidan, se länk

http://www.arbetsformedlingen.se/Om-oss/For-leverantorer/For-kompletterande-aktorer-utbildningsleverantorer-och-kommuner-med-utbildningskontrakt/-Projekt-Leverantorsersattning.html

Men vi kommer att erbjuda att exportera 1) Självfaktura (XML) och Leverantörsavropen per KA-nr (Excel).


Fråga: Har ni något tydligt exempel på hur det kommer att fungera med utbetalningarna? Som det verkar så kommer vi inte att kunna se om vi fått betalt för NY-lägesdeltagare enbart per deltagare i KAW? Vi skulle behöva se en samlad lista för att effektivt kunna se om vi fått betalt eller inte.

Svar: Utbetalningen hänvisar till självfakturan inte till ärendenumret. Självfakturan kommer ni kunna exportera från webbstödet.


Fråga: Kommer alla KA-tjänster på sikt gå över till den nya ersättningsmodellen?

Svar: Det är enbart utbildande tjänster som kommer att ingå i "nyläget". Nya tjänster som vi upphandlar kommer att gå i den nya ersättningsmodellen.


Fråga: När en lärare har gjort förändringar i utbildningsplanen och den har blivit bekräftad, kommer ärendet uppdateras i översikten?

Svar: Ja, det sker när en arbetsförmedlare har hanterat leverantörsavropet.

Fråga: När man förlänger en GUP, sker det i ett nytt avrop?

Svar: När man förkortar en GUP så presenteras det till arbetsförmedlaren som därefter kan göra en förkortning. Då görs inget nytt avrop. När man förlänger ett ärende, genom att exempelvis lägga till dagar i en modul, då presenteras även det till arbetsförmedlaren som kan göra en förlängning vilket resulterar i ett nytt avrop.

Fråga: Behöver förlängningar som medför till att utbildningskostnaden ökar, attesteras?

Svar: Ja, det stämmer när en utbildning blir dyrare. Inleverans kan man fortfarande göra innan den attesten av förlängningen, men själva attesten måste vara godkänd innan självfakturan kan skapas.

Fråga: Hur gör vi när en deltagare inte kommer vid start?

Svar: Har man upphandlat utbildningen så en ersättning ska ges även när deltagare inte kommer vid start, så kommer en inköpsorder innehålla en speciell artikel startvecka.

Fråga: Behöver man skapa en GUP även fast deltagaren inte gått utbildningen?

Svar: Nej, leverantör skickar in en avvikelserapport om att arbetssökande inte har dykt upp. Arbetsförmedlare tar emot avvikelserapporten, stämmer av situationen och registrerar ett avbrott med samma datum eller tidigare som startdatum samt en avbrottsorsak. En ny ”Avbrottsrapport” skapas av systemet och synas i ärendeöversikten på KAW. Utbildningsleverantör skickar in denna rapport och den godkänns automatiskt. Det skapas då en beställning av inköpsorder med artikel Startvecka.



Fråga: Vi har märkt att vissa e-brev för Stöd och matchning med språkstöd inte innehåller deltagarens språk medan andra gör det. Vad beror det på?

Svar: för alla nya beslut av Stöd och matchning som togs från och med måndag 28 november ska språket för deltagaren stå om anvisningen av Stöd och matchning gäller spår 2 eller 4, som innehåller språkstöd. För äldre ärenden tagna innan 28 november står språket inte med eftersom KA-systemet inte kan inhämta den informationen från de gamla e-breven. För äldre ärenden kan STOM-leverantör använda e-breven som kom i pappersform.

Fråga: För ett av våra utbildningsärenden har en ny typ av handling som heter ”Avbrottsrapport” dykt upp. Vad är den rapporten till för?

Svar: denna handling dyker upp i Ärendeöversikten när Arbetsförmedlingen har gjort ett retroaktivt avbrott före start av utbildningen.

Vid avbrott före start är placeringens slutdatum tidigare än dess startdatum och det är därför inte möjligt att skicka in en Gemensam utbildningsplan.

Om man i sitt avtal med Arbetsförmedlingen har rätt till ersättning för att Arbetsförmedlingen gjort en anvisning av en arbetsmarknadsutbildning och sedan gjort ett retroaktivt avbrott före start – exempelvis om den arbetssökande fått ett arbete, ska man kunna få inleverera på en artikel som heter ”Startvecka”.

Artikeln gäller från den dag i veckan som utbildningen var tänkt att börja till och med den sista arbetsdagen i samma vecka. Artikeln ”Startvecka” skapas genom att du som utbildningsleverantör skickar in Avbrottsrapporten. Den bekräftas av KA-systemet automatiskt så du behöver inte invänta hantering av den.

Inköpsorder skapas efter Avbrottsrapporten har bekräftats och Arbetsförmedlingen kan då attestera beställningen. När attest har gjorts kommer du ha möjlighet att inleverera startveckan för att sedan självfakturera.

Fråga: Detta gäller alltså BARA AUB, ej FUB i dagsläget?

Svar: Nyläget med e-handel gäller både AUB och FUB.

Fråga: Ska man fortfarande göra avvikelserapporter?

Svar: När det gäller hantering av avvikelserapporter så innebär Projekt Leverantörsersättning ingen skillnad. Avvikelserapporter ska skickas in på samma sätt som idag.

Fråga: Parallella sätt att hantera ärendeflöde och ersättning för arbetsmarknadsutbildning, innebär det att nuvarande beslut kommer att fasas ut i det befintliga systemet dvs periodiska rapporter kommer kvarstå till beslutsperioden är slut?

Svar: Det korta svaret är JA. Dagens funktionalitet kommer att över tid fasas ut. Hur lång tid det tar beror på hur långa utbildningstillfällen som finns.

Fråga: Vilken dag kommer E-breven att försvinna helt? Kommer E-brev fortsätta skickas för pågående beslut eller de försvinner också? (Tex avbrott, förlängningar.)

Svar: E-breven kommer skickas digitalt från och med måndag 28:e november. E-breven skickas direkt in till KA Webb för nya, så väl som pågående beslut.

Fråga: Kommer prototyperna finnas kvar på hemsidan, under "Projekt Leverantör"?

Svar: Prototyperna kommer vara kvar än så länge. Vi uppdaterar dem kontinuerligt eftersom bilderna är tagna från tidig utvecklingsmiljö där vissa fel finns.



Fråga: Signering för varje inleverans?

Svar: Inleveranser behöver inte signeras

Fråga: Referensgrupp även under 2017?

Svar: Ja, men vi återkommer om datum längre fram.

Frågor: Sortera på GUP & periodisk rapport under statusöversikten

Svar: Det går inte att sortera/filtrera GUP och periodisk rapport i statusöversikten tyvärr.

Fråga: Vad innebär brytpunkt per utbildningstillfälle?

Svar: Att ett utbildningstillfälle som är helt oanvänt (inga anvisningar alls) när KAW/KAWS stängs ner för release kommer att göras om till nyläge. Alla tillfällen som skapas efter releasen blir automatiskt nyläge.

Fråga: Skickas nytt e-brev vid förläning?

Svar: Ja, det blir ett nytt ärende i placeringen, varje ärende har ett eget e-brev.

Fråga: Exportfilen för lev. Avrop. Måste innehålla deltagarnas telefon och mail?

Svar: Det gör den troligtvis inte (har inte kunnat verifiera dock, funkar inte för tillfället) Den ska innehålla kontaktuppgifter efter begäran av våra leverantörer. För att begränsa spridningsrisken av informationen är det endast rollerna Administratör och Tjänsteadministratör som ska kunna göra exporten.

Fråga: Närvaro/ frånvaro rapporteras i under ”mina utbildningstillfällen” önskvärt att det finns en koppling därifrån till den frånvaron i process självfakturan?

Svar: Det kommer tyvärr inte att finnas. Närvaro/frånvaro för nyläge kommer inte att vara möjlig att registrera där. Frånvaro rapporteringen görs direkt i inleveransen.

Fråga: Hur gör jag för att hitta alla nya anvisningar från föregående dag för att exportera dessa till Excel?

Svar: Använd ”Avancerad Sök” och välj Händelsedatum och ange Datum fr.o.m. och Datum t o m för f g dag och Status = Pågående. Exportera till Excel. I det exporterade dokumentet i kolumn Status efter rader med värdet Bifall.