Uppföljning av leverantörer av upphandlade arbetsförmedlingstjänster och utbildningsleverantörer

Uppföljning av leverantörer och avtal

God kvalitet i de tjänster vi köper är centralt för att öka omsättningen till arbete. Genom att följa leverantörernas verksamhet och resultat säkerställer vi att vi får det vi köpt, fångar upp och åtgärdar eventuella avvikelser och bidrar till att utveckla kvaliteten i verksamheten.

Planerade granskningar av leverantörer under 2018

Arbetsförmedlingen kommer under 2018 genomföra ett antal granskningar av leverantörer och upphandlade arbetsförmedlingstjänster.

Uppföljning på olika sätt

Arbetsförmedlingen har flera olika verktyg för uppföljning. Många av verktygen är proaktiva och bidrar till att vi i dialog med leverantör kan förebygga avvikelser och höja kvaliteten. Andra verktyg tar sikte på att åtgärda brister, till exempel en snabb och effektiv hantering av klagomål. Vi följer och analyserar också information om leverantörerna, bland annat deras resultat och deltagarnas erfarenheter.

Den regelbundna kontakten mellan arbetsförmedlare och leverantör som gäller enskilda sökande är också en mycket viktig del av vår uppföljning. Där kan vi ge leverantören goda förutsättningar att utföra sitt uppdrag och tidigt fånga signaler om något inte står rätt till hos en leverantör.

Verktyg för uppföljning

Hur en leverantör följs upp kan variera både beroende på hur omfattande avtal vi har och beroende på vilka risker Arbetsförmedlingen ser i verksamheten. Vissa av uppföljningsverktygen nedan är desamma för alla leverantörer och vissa är riktade eller används vid behov.

Avtalskontroll                   

Kontroll av att det finns förutsättningar att driva verksamheten i enlighet med avtal. Genomförs innan verksamheten får starta.

Uppstartsmöte                   

Obligatorisk genomgång av aktuell tjänst där både leverantör och personal från Arbetsförmedlingen deltar för att säkerställa att alla parter känner till vad tjänsten innebär och vilka krav som ställs.

Regional leverantörsdialog

Regelbunden dialog mellan leverantör och respektive marknadsområde inom Arbetsförmedlingen där vi säkerställer att verksamheten fungerar och behandlar utvecklingsområden.

Klagomålshantering       

Alla klagomål som kommer till Arbetsförmedlingen utreds. Hur utredningen går till kan variera beroende på vad klagomålet handlar om. Som leverantör blir du alltid kontaktad när det kommit in klagomål. När det kommit in ett klagomål begär vi alltid in kompletterande information och/eller dokument som bedöms nödvändiga för utredningen. Ett klagomål ska utredas skyndsamt och därför behöver vi begärd information/handlingar inom två arbetsdagar från det att vi begärt dem.

Kvalitetskontroll               

Mer omfattande utredning som genomförs vid upprepade klagomål eller om vi på annat sätt får indikationer om allvarliga brister hos en leverantör.

Kvalitetsrevision              

Revision av leverantörens verksamhet med fokus på ledning och styrning. Revision kan genomföras på förekommen anledning eller i förebyggande syfte.

Vad förväntas av dig som leverantör

Som leverantör är du skyldig att medverka i Arbetsförmedlingens uppföljning, bland annat genom att delta i de dialoger och möten vi kallar till och genom att göra efterfrågad information och/eller dokument samt underlag tillgängliga för oss inom den tid som vi begär. Du ska också meddela oss vid förändringar i verksamheten som påverkar dina möjligheter att leverera enligt avtal.

Om vi upptäcker brister

Vår uppföljning ska i första hand bidra till en välfungerande verksamhet och förebygga missförhållanden, men om det upptäcks brister hos en leverantör ska de åtgärdas snarast eller enligt överenskommelse. Om bristerna inte rättas till kan vi använda olika sanktioner.