Arbetsförmedlingen

Administratör/sekreteraryrken

 
 
Den som arbetar med administrativa arbetsuppgifter kan ha många olika titlar – exempelvis administratör eller sekreterare. Det finns många olika yrkesbenämningar inom området, ett urval av dem beskrivs nedan. Man kan arbeta med administrativa uppgifter på ett privat företag eller inom offentlig verksamhet. Yrkesrollen pendlar mellan ett arbete i bakgrunden till att ha kontakter utåt. Ordning, struktur och sinne för detaljer är viktigt för administratören som samordnar så att allt finns på rätt plats vid rätt tidpunkt.
Sekreterare vid skrivbordet
På ett litet företag eller organisation kan administratören vara alltiallo, lite som spindeln i nätet, medan man på ett större företag, organisation eller myndighet kan vara specialiserad på ett fåtal arbetsuppgifter. Utbildning, erfarenhet och personlig lämplighet är också avgörande för vilka uppgifter man arbetar med.

Arbetsuppgifter
Som administratör har man ofta kontakt med såväl allmänheten som företag, kunder, leverantörer och myndigheter. Administratören assisterar och ger service till en eller flera personer, exempelvis en chef eller en avdelning med handläggare eller försäljare. Samtidigt kan man ansvara för egna arbetsuppgifter eller projekt.

Administratörens arbetsuppgifter kan variera från att förbereda ärenden, ta fram information ur databaser, och sammanställa material och delta i utredningar. Andra arbetsuppgifter kan vara administration kring fakturor och ordrar, inköp, kund-, konferens-, och resebokningar.

Sekreterare, administrativ assistent
eller assistent är andra titlar, förutom administratör, för den som arbetar med administrativa arbetsuppgifter.

En registrator registrerar (diarieför) inkommande och utgående handlingar. Det är registratorns uppgift att känna till vilka handlingar som ska diarieföras, likaså ska man känna till vilka handlingar som är offentliga.

Som skolassistent arbetar man på en skolexpedition, nära rektorn. Vanliga arbetsuppgifter är elevregistrering, personal- och lönerapportering. Ibland kan skoladministratören ha ansvar för att skaffa vikarier och även delta i arbetet med skolans budget.

Säljassistenten
arbetar med att ge stöd till säljaren, att sköta orderbevakningar, inkomna registreringar och offerter.

Andra roller inom administration som har egen beskrivning i Yrken A-Ö är

Utbildning

Grundutbildning finns inom gymnasieskolan på exempelvis Handels- och administrationsprogrammet som är yrkesförberedande.

Utbildningskraven för administratörer varierar beroende på roll och inriktning. Till vissa tjänster kan det krävas utbildning på högskolenivå.

Lämpliga utbildningar kan även finnas inom Yrkeshögskolan.

Administratörens arbete kräver ständig vidareutbildning i data, språk och ekonomi. Det är en fördel att komplettera sin utbildning med exempelvis marknadsföring, layout, juridik, EU-kunskap eller kunskaper om informationsteknologi och informationssökning. Att behärska dataprogram både för textbehandling och hantering av löner och bokföring är ibland nödvändigt för assistenten, beroende på vilken arbetsgivare man har.

Läs mer om utbildningar på gymnasieinfo.se

Framtid

I Yrkeskompassen på arbetsformedlingen.se visas utsikterna för administratörer och sekreterare.

Att tänka på

Administratörens arbete kräver ständig vidareutbildning inom IT, språk och ekonomi.

Det är en fördel att komplettera sin utbildning med exempelvis marknadsföring, layout, juridik, EU-kunskap eller kunskaper om informationsteknologi och informationssökning.

Att behärska dataprogram både för textbehandling och hantering av löner och bokföring är ibland nödvändigt för assistenten, beroende på vilken arbetsgivare man har.

Mer info

Fackförbundet Unionen

Fackförbundet Vision

Fackförbundet ST

Utbildningsanordnare

Skolans studie- och yrkesvägledare

Arbetsförmedlingen

Redaktionen för yrkesinformation, 2015-06-09
Vid synpunkter på texten: yrkesinformation@arbetsformedlingen.se

  
  

Tillhör yrkesområde

Administration, ekonomi, juridik