Arbetsförmedlingen

Inköpare

 
 
Det hörs på namnet vad inköpare och upphandlare gör - de köper in varor och tjänster. För att trivas i rollen är det viktigt att ha god samarbetsförmåga och samtidigt kunna ta egna initiativ. I arbetet ingår många kontakter både i den egna och i andra organisationer. En inköpare bör vara en duktig förhandlare.
Det är viktigt att ha kunskap om gällande lagar och avtal.
Inköpare kan arbeta både i privat och offentlig sektor. De inköpare som jobbar inom offentlig sektor, till exempel i en kommun eller ett landsting, kallas oftast för upphandlare. Inom privata företag kallas de inköpare. Både inköpare och upphandlare kan också vara anställda inom konsultföretag och bemanningsföretag där deras tjänster hyrs ut till de företag och organisationer som har behov av deras kompetens. Inköpare finns inom alla typer av branscher och företag.

Arbetsuppgifter
Arbetet är ganska lika oavsett om man är inköpare eller upphandlare. I jobbet ingår många och täta kontakter med olika personer och organisationer. Inköpen ska vara noga planerade. Det gäller att ha kunskap om hur stor åtgång det är på en viss produkt. Inköpare och upphandlare ansvarar för valet av leverantör och har både kontakt med befintliga leverantörer och söker nya leverantörer. Både befintliga och nya leverantörer utvärderas. Leverantörerna bedöms utifrån kraven på kvalitet, pris och leveransprecision.

Det handlar om att ta egna initiativ och att kunna fatta beslut själv. Det är viktigt att en inköpare eller upphandlare kan se nya affärsmöjligheter både inom den egna organisationen och på leverantörsmarknaden. Internt genomförs analyser och projekt. Sedan begärs offerter in och bedöms. Avtal skrivs. Det är vanligt med förhandlingar om exempelvis pris och leveransvillkor. Att ta fram underlag för marknadsföring kan också ingå i arbetsuppgifterna. Förhandlingar och marknadsföringsinsatser är dock mer ovanligt bland upphandlare.

En inköpare inom industrin köper in olika saker som behövs för att företagets produktion ska fungera. Det kan till exempel gälla inköp av råvaror, komponenter, maskiner, utrustning eller tjänster av olika slag, till exempel städning eller bevakning.

Inköpare inom partihandel eller agenturföretag köper in varor för vidare försäljning till industri- och/eller installationsföretag eller till detaljhandeln. Jobbet görs i nära samarbete med försäljningsavdelningen och marknadsförare.

I detaljhandeln köper inköparen in de varor som ska säljas i affärerna. Det kan till exempel vara kläder, elektronik eller andra varor.

I tillverkande företag inom industrin samarbetar inköpare ofta med konstruktions-, produktions- och försäljningsavdelningarna om vilka inköp som behöver göras. Arbetet som inköpare kan ibland kombineras med kvalitetsuppgifter. Även logistiska uppgifter, det vill säga planering och styrning av material- och informationsflöden kan ingå. (Se beskrivningen Logistiker i Yrken A-Ö.)

Eftersom arbetet blir alltmer internationellt, innebär jobbet ofta kontakter på andra språk än svenska. Många inköpare reser ofta till varumässor och företag i utlandet och förväntas då behärska minst ett, ibland fler, främmande språk.

På ett litet företag arbetar inköparen ofta med flera arbetsuppgifter, till exempel att sälja.

Nivån på inköparens roll varierar. För en inköpare kan jobbet innebära att arbeta på en hög strategisk nivå med att exempelvis skapa stora ramavtal som innebär långsiktiga och djupa samarbeten mellan företaget och olika viktiga leverantörer. För en annan inköpare kan jobbet innebära att arbeta med avrop där beställningar görs utifrån redan överenskomna avtal.

Inom den offentliga sektorn innebär jobbet som upphandlare om att göra upphandlingar av varor och tjänster, men också entreprenader såsom skolmåltider, installationer i och reparationer av byggnader. I sitt arbete styrs upphandlaren av flera lagar, till exempel lagen om offentlig upphandling och lagen om valfrihet.

I exempelvis en kommun är det en mängd olika varor och tjänster som måste finnas i de olika kommunala verksamheterna. Det kan vara allt från blöjor, lekmaterial och skolböcker till städ- och renhållningsentreprenader. Andra exempel inom både kommuner och myndigheter är IT-produkter och tjänster, telefoni, entreprenader för anläggningar och konsulttjänster för utredningar och projektering.

Arbetet sker ofta i projektform och upphandlaren kan fungera som projektledare. Tillsammans med företrädare för till exempel olika enheter inom en kommun eller myndighet kommer projektledaren i en förstudie fram till vad som ska upphandlas och vilka krav som ska ställas på produkten eller tjänsten. Det gäller inte bara prestanda och kvalitet utan även till exempel miljö och säkerhet. En anbudsförfrågan upprättas och upphandlingen annonseras. När leverantörerna lämnat in sina anbud följer en utvärdering. När utvärderingen är klar fattas beslut om vilken eller vilka leverantörer som ska anlitas och ett avtal träffas med dessa. Avtalet ska sedan följas upp och utvärderas.

Utbildning

Inköpare har ofta ekonomisk eller teknisk utbildning från gymnasieskola eller högskola. Arbetet kräver dessutom ingående kännedom om den bransch där man vill arbeta.
Vid lägre utbildningsnivå än högskoleutbildning krävs oftast någon annan form av vidareutbildning, till exempel inom områdena export, import, inköp, kvalitet, juridik och företagsekonomi.
Internutbildning förekommer inom större företag.

För upphandlare krävs ofta utbildning på högskolenivå med ekonomisk, juridisk eller teknisk inriktning eller en kombination av dessa inriktningar. Specialistkunskaper inom ett område kan krävas som till exempel produkt- och branschkännedom inom IT-området, om man ska arbeta med upphandling av IT-produkter och -tjänster.

För mer information om kompetetensutveckling, certifiering och diplomering klicka här: Sveriges Offentliga Upphandlare, (SOI)

Lämpliga utbildningar kan även finnas inom Yrkeshögskolan.

Läs mer om utbildningar på www.utbildningsinfo.se.

Förmågor

Förmågor som en inköpare behöver ha eller utveckla:

Analytiskt tänkande: En inköpare bör vara en god analytiker.

Förhandlingsförmåga: En inköpare bör vara en duktig förhandlare.

Handlingsförmåga: Det är viktigt att kunna ta egna initiativ och driva projekt.

Planeringsförmåga: En inköpare behöver vara duktig på att planera.

Språklig förmåga: Språkkunskaper är meriterande.

Verbal och skriftlig förmåga: En inköpare bör ha en god förmåga att uttrycka dig både muntligt och skriftligt.

Framtid

I Yrkeskompassen på arbetsformedlingen.se visas utsikterna för inköpare.

Att tänka på

Det är viktigt att kunna samarbeta med olika människor.

Mer info

Vänd dig exempelvis till:
Silf

Fackförbundet Unionen

Svensk Handel

Handelsanställdas förbund

Karriär i handeln

Sveriges Offentliga Inköpare

Skolans studie- och yrkesvägledare

Arbetsförmedlingen

Redaktionen för yrkesinformation, 2014-09-18
Vid synpunkter på texten: yrkesinformation@arbetsformedlingen.se

  
  
Platser i Platsbanken
Inköpare och upphandlare(173)