Arbetsförmedlingen

Receptionist

 
 
Receptionisten är oftast den första person man kommer i kontakt med på ett företag. Arbetet kräver att man har lätt för att bemöta okända människor och tycker om att ge god service.
Receptionister arbetar vid myndigheter, inom kommun och landsting och inom det privata näringslivet. Många av dem är anställda av bemanningsföretag vilket innebär att vara uthyrd till en arbetsplats på heltid eller att arbeta som backup-personal när ordinarie personal är frånvarande. En del större företag har lagt ut arbetet i receptionen på entreprenad, vilket betyder att hela verksamheten sköts av anställda på ett bemanningsföretag eller är utlagt på ett callcenter.

Arbetsuppgifter
Receptionisten är företagets ansikte utåt och det är viktigt att man är serviceinriktad och kan anpassa sig i olika situationer som kan uppkomma. Receptionister tar emot besökare och bud och visar dem tillrätta på företaget. Även bokning och skötseln av konferensrum och beställning av kontorsmaterial kan ingå i arbetsuppgifterna. De kan också ta emot och skicka fax samt sköta kopiering och postsortering.

Telefonist Idag är arbetsuppgifterna i receptionen och telefonväxeln ofta samordnade. I telefonistuppgifterna kan det ingå att koppla telefonsamtal inom arbetsplatsen och att beställa och anordna telefonkonferenser.

Vanligen programmerar varje anställd på ett företag själv sin frånvaro på sin telefon. Med hjälp av en hänvisningsdator tar telefonisten fram uppgifter om till exempel när den anställde är tillbaka. Telefonisten lägger även in ny information i växelns minnesfunktion. I arbetet som telefonist är det viktigt att man bemöter människor som ringer till företaget på ett trevligt sätt. Man ska kunna behålla lugnet även när det är stressigt. Att vara serviceinriktad, snabb och noggrann är bra egenskaper för en telefonist. I arbetet kan det ingå att ge upplysningar och informationsservice både åt företagets anställda och till dem som ringer. Även kontorsarbete kan ingå i arbetet. De kan till exempel ta emot och registrera order och bokningar eller ta hand om företagets post.

Taxitelefonister svarar i telefonen och förmedlar körningar till taxiförare. Samtalen kommer från företag och privatkunder. Telefonisten tar emot beställningar och behandlar de önskemål de olika kunderna har på bokningen. Specialkörningar med exempelvis hund och andra djur kräver särskild hantering eftersom en del taxibilar är allergisanerade. I arbetet ingår även att förmedla budservice. En taxitelefonist tar också emot samtal om kvarglömt gods och förmedlar dessa till föraren.

En taxitelefonist som har funktionen trafikledare kommunicerar med taxiförarna exempelvis när en körning inte kunnat genomföras på ett normalt sätt eller när en förare behöver hjälp med att hitta till en adress. I trafikledarens arbete kan också ingå att planera samåkning för exempelvis färdtjänst, sjukresor, flygtaxi och skolskjuts. Även överfallslarm tas emot av trafikledaren. För en trafikledare är det meriterande att ha lokalkännedom.

Arbetstid
Arbetstiderna varierar beroende på var man arbetar. Oftast har man schemalagda arbetstider med kvälls- och helgarbete.

Utbildning

Gymnasieskolans Handels- och administrationsprogram är ett yrkesprogram med två valbara inriktningar. Inriktningen administrativ service ska ge fördjupade kunskaper för arbete med administrativa och organisatoriska arbetsuppgifter inom företag och offentlig förvaltning och kan leda till arbete inom till exempel reception.

Receptionistutbildningar kan även finnas hos fristående utbildningsanordnare. De flesta bemanningsföretag anordnar internutbildningar till receptionister och telefonister.

Utbildningar kan också finnas inom Yrkeshögskolan. Dessa utbildningar är på eftergymnasial nivå.

Utbildningar kan också finnas inom Kommunal vuxenutbildning.

Det finns möjlighet att vidareutbilda sig på högskolenivå på ett antal högskolor. Mer information på Studera.nu.

Taxitelefonister utbildas internt av taxibolagen.

Förmågor

Förmågor som receptionister bör ha eller utveckla:

Samarbetsförmåga Vara utåtriktad och ha lätt för att skapa kontakt med andra människor.

Serviceinriktad Hotellreceptionisten möter många människor i sitt arbete och samarbetar också med hotellets övriga personal. Det är därför viktigt att vara serviceinriktad och flexibel.

Simultankapacitet Det är viktigt att ha förmåga att "hålla många bollar i luften"

Stresstålig Det är viktigt att vara serviceinriktad och kunna ge god service även i pressade situationer.

Framtid

För information om framtidsutsikterna inom det här yrket se Yrkeskompassen på arbetsformedlingen.se.

Mer info

Vänd dig exempelvis till:

Fackföreningen Vision

Fackförbundet Unionen

Svenska Transportarbetareförbundet beträffande taxitelefonist

Arbetsförmedlingen

Skolans studie- och yrkesvägledare

Redaktionen för yrkesinformation, 2012-05-08
Vid synpunkter på texten: yrkesinformation@arbetsformedlingen.se